Khái niệm hàng tồn kho trong kinh doanh và cách quản lý

Trong các doanh nghiệp khái niệm về hàng tồn kho rất dễ bị hiểu nhầm vì thế công việc quản lý sẽ không hiệu quả làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của đơn vị. Do đó, trong bài viết dưới đây chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu được hàng tồn kho là gì? Quản lý hàng tồn kho?

Hàng tồn kho là gì?

Khái niệm hàng tồn kho (Inventory) là tất cả những mặt hàng sản phẩm đang được doanh nghiệp giữ để thực hiện bán ra sau cùng. Nói cách khác, hàng tồn kho cũng là những mặt hàng dự trữ mà một công ty hoặc đơn vị, tổ chức sản xuất ra để bán và những thành phần tạo nên sản phẩm.

Do đó có thể thấy, hàng tồn kho cũng được coi  là sự liên kết giữa việc sản xuất và bán sản phẩm đồng thời là một bộ phận trong tài sản ngắn hạn, chiếm tỉ trọng lớn, có vai trò vô cùng quan trọng trong việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hiện nay.

Hàng hóa tồn kho bao gồm những gì?

Căn cứ theo chuẩn mực kế toán số 02 về hàng tồn kho đã ban hành ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính thì hàng tồn kho là những tài sản như sau:

• Được giữ để phục vụ cho mục đích bán hàng trong kỳ sản xuất và kinh doanh bình thường.
• Đang  được lưu trữ trong quá trình sản xuất và kinh doanh dở dang.
• Nguyên liệu vật liệu cùng các công cụ dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh và cung cấp dịch vụ.

Các phương pháp quản lý hàng tồn kho trong kinh doanh

Quản lý hàng tồn kho là gì? Quản lý hàng tồn kho hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tốt được các hàng hóa trong kho để từ đó đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp.

Hiện nay có 2 phương pháp hạch toán hàng tồn kho được ứng dụng nhiều nhất trong kinh doanh đó là:

Phương pháp kê khai hàng tồn kho thường xuyên

Là phương pháp theo dõi các số liệu hàng hóa để phản ánh liên tục có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn vật tư và các  nguyên vật liệu hàng hóa vào sổ kế toán. Phản ánh tình hình nhập – xuất – tồn hàng hóa trong kho trong kỳ.

• Ưu điểm: Giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng chủ động việc báo cáo trong mọi thời điểm, đồng thời làm giảm thiểu tình trạng sai sót và có thể đáp ứng được nhiều yêu cầu cấp thiết trong quá trình sản xuất kinh doanh.
• Nhược điểm: Tăng khối lượng công việc và thực hiện ghi chép hàng ngày rất nhiều dễ gây áp lực cho những người làm công việc kế toán.

Phương pháp kiểm kê định kỳ

Là phương pháp không theo dõi và dễ dàng phản ánh hàng tồn kho một cách thường xuyên, liên tục chỉ phản ánh hàng tồn đầu kỳ tới cuối kỳ và  không phản ánh xuất nhập trong kỳ.

• Ưu điểm: Đơn giản, dễ thực hiện và giảm thiểu công việc hạch toán gọn nhẹ.
• Nhược điểm: Việc không kiểm soát thường xuyên sẽ khiến việc báo cáo chỉ có thể thực hiện khi đến kỳ và không có sự linh hoạt. Người kế toán khó phát hiện sai sót và công việc sẽ bị dồn tập trung vào cuối kỳ.

Lý do của việc lưu trữ hàng tồn kho

Hàng tồn kho sẽ giúp công ty đạt được hiệu quả kinh tế của sản lượng lớn; cân bằng cung và cầu, đồng thời có tác dụng hỗ trợ chuyên môn hóa sản xuất,  hơn hết đóng vai trò gần giống như “hàng đệm” giữa những mắt xích ở trong chuỗi cung ứng…

Chính vì lẽ đó, việc kiểm soát tốt hàng tồn kho luôn được xem là một vấn đề hết sức cần thiết và chủ yếu trong việc quản trị sản xuất tác nghiệp.

Tiết kiệm hàng hóa và các nguyên vật liệu

Hàng hóa tồn kho lâu ngày, bị hỏng hóc, hết hạn sử dụng, hao mòn… buộc phải tiêu hủy vì không thể đáp ứng được nhu cầu kinh doanh. Việc này sẽ gây ra tổn thất rất lớn cho doanh nghiệp.

Tuy nhiên, nếu hàng hóa hay các nguyên vật liệu tồn kho được thống kê chặt chẽ, liên tục thì cần phải lên ngân sách dự trù sát sao để tránh được sự lãng phí.

Tiết kiệm chi phí lưu kho

Hàng tồn kho càng lớn thì doanh nghiệp càng phải sử dụng nhiều thiết bị lưu kho và đi kèm các chi phí khác như điện, nước, chi phí thuê nhân công. Do vậy, cần phát hiện sớm những hàng hóa có tồn kho lớn để có biện pháp giải phóng kịp thời giúp  tiết kiệm được nhiều chi phí lưu kho.

Tăng hiệu quả sử dụng vốn lưu động

Giảm vốn lưu động theo tuần, ngày, giờ, sẽ giúp cho người quản lý dễ dàng định hướng cho việc nhập hàng hóa kịp thời và  thông qua đó điều chỉnh dòng vốn lưu động.

Mỗi đồng vốn bỏ ra sẽ đều được kỳ vọng sẽ sinh lời nhiều nhất. Do đó, nếu nhập kho không sáng suốt, sẽ dẫn đến số lượng hàng tồn kho lớn và làm tiêu tốn một lượng lớn vốn lưu động.

Dự trù lượng vốn lưu động

Báo cáo số lượng hàng hóa và các nguyên vật liệu tồn kho theo tuần, ngày, giờ, sẽ giúp người quản lý có thể dễ dàng định hướng cho việc nhập hàng hóa kịp thời, thông qua đó có kế hoạch điều chỉnh dòng vốn lưu động phù hợp

Trên đây là những chia sẻ của Cơ khí 3s, hy vọng đã giúp bạn đọc nắm được thông tin xoay quanh  hàng tồn kho là gì và doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho sao cho hiệu quả.

Đọc tiếp các bài viết hữu ích:

Cách quản lý kho hàng hiệu quả

Cơ sở kho vận là như thế nào?

Mô hình cross docking nghĩa là gì trong kho vận?

Phiếu Xuất Kho Là Gì? Tải Phiếu Xuất Hàng Hóa

Sơ Đồ Bố Trí Kho Cho Doanh Nghiệp